A szervezet és környezetének a megértése ISO 9001

Javaslatok a szervezet és a környezetének megértése teljesítéséhez

Gondosan olvassuk el mindkét szabványt és gyűjtsük össze a szervezet és környezetéhez szavakhoz kapcsolt mondatokat.
A célunk az, hogy teljesítsük az előírásokat, ezért határozzuk meg, hogy mikor és mivel tekinthető teljesítettnek a szabványpont.

Valamilyen formában rögzítsük a szándékokat, a stratégiai irányvonalat és a minőségirányítási rendszertől várt eredményeket, hogy kiindulási alapot képezzünk a külső és a belső környezet megértéséhez és a tényezők meghatározásához.

Gyűjtsük össze a MIR szabványokból az iránymutatásokat és a magyarázatokat a tárgykörrel kapcsolatban.

A szervezet környezete

a "belső és külső tényezők kombinációja", amelyek kihathatnak a célok és a célok teljesítésére vonatkozó megközelítésre.

Például a külső környezet lehet:
vevői-, vevőszolgálati-, verseny-, kulturális-, gazdasági-, jogi-, társadalmi-, piaci-, műszaki-, infromatikai-, politikai-. gazdasági-, vallási-, értékek és értékrendek szerinti külső környezet, amelyeket még részletezni lehet a helyi-, a megyei-, a regionális-, a nemzeti-, a nemzetközi- és a globalis környezetből származókra.

A belső környezet lehet például:
a 7 minőségirányítási alapelv alkalmazása-, szándékok-, értékek és értékrendek-, tudatosság-, elkötelezettség-, célok-, politika-, stratégia-, szervezet-, személyek-, infrastruktúra elemek-, tudás-, munkakörnyezeti elemek-, kapcsolati és kommunikációs elemek-, folyamatszemléleti-, közvetlen és közvetett vevői elemek, amelyek részletezése mondjuk a 10M1E szerint történhetne.

A környezet megértése

Az ISO 9000 szabvány szerint "A szervezet környezetének megértése egy folyamat."
Gondoljuk át, hogy mi lehetett a szabványalkotók célja e szabványponttal kapcsolatban és miért fontos, hogy megértsük a külső és a belső környezetet - ha eddig nem értettük volna.

Ha szükséges, készítsünk egy folyamatot (csak egy példa) és dokumentáljuk a 4.4.1. szabványpont szerint - ha szükséges!

A módszer

Stratégiai szinten az ISO 9002-es szabvány a SWOT és a PESTLE módszereket ajánlja a megértésre. Itt említik az Ötletroham módszert és a kérdezést, "mi van akkor, ha" ("what if").
A módszerek alkalmazásánál tartsuk szem előtt a szabványpont teljesítését és annak igazolását.

A tényezők

Sajnos egyik vonatkoztatható szabvány sem definiálja a szervezet környezeti tényezőket, közvetve értelmezhetjük: "amelyek hatással vannak a szervezet szándékaira, céljaira és fenntarthatóságára",
vagy "amelyek lényegesek a szándékai és stratégiai irányvonala szempontjából, és amelyek hatnak arra a képességére, hogy elérje a minőségirányítási rendszerétől várt eredmény(eke)t".
"A jelenlegi környezetben számos tényezőt, úgy mint az innovációt, etikát, bizalmat és hírnevet paraméternek lehet tekinteni a MIR-ben."

Készítsük el a külső és a belső tényezők jegyzékét a szabványok iránymutatása szerint.

Példa a külső tényezők listájára (kivonatos):

Globális, nemzetközi, hazai, regionális, helyi környezet tényezői.
Társadalmi, kulturális, politikai környezet tényezői.
Jogszabályi, szabályozói előírások tényezői.
Pénzügyi környezet és tényezői.
Műszaki környezet és tényezői.
Gazdasági környezet és tényezői.
Természeti környezet és tényezői.
Versenykörnyezet és tényezői.
Bankok és pénzügyi szolgáltatások környezet és tényezői.
Megrendelők és követelményeik környezet és tényezői.
Alvállalkozói környezet és tényezői.
Beszállítói környezet és tényezői.
Társvállalkozói környezet és tényezői.
Szolgáltatói környezet és tényezői.
Társadalmi-, gazdasági szervezetek környezet és tényezői.
Érdekvédelmi szervezetek környezet és tényezői.
Államigazgatási szervek és hatóságok környezet és tényezői.
Hazai és külföldi szakmai rendezvények környezet és tényezői.
Piaci versenytársak környezet és tényezői.
Internet környezet és tényezői.
A külső érdekelt felek által képviselt értékek, értékrendek, szabályok környezet és tényezői.
A külső érdekelt felek kapcsolataik környezet és tényezői.
A saját célok teljesülését befolyásoló külső kulcstényezők és trendek környezet és tényezői. Változások, események, nem várt helyzetek környezet és tényezői.

A listából gyűjtsük ki azokat a tényezőket, amelyek fontosak a szándékok és a stratégia, valamint a minőségirányítási rendszer szempontjából.

Ha a szűkített jegyzék kevés lenne, írjuk táblázatosan a tételek mellé a negatív és a pozitív tényezők azonosításait és a lényegességüket. Külön oszlopokban lehetne jelölni, hogy melyik témára lényegesek, például: szándék, stratégiai irányvonal, MIR eredmények, stb. - ha szükséges!

Gondoljunk azokra is akik esetleg megkérdezik, hogy mi alapján döntöttünk a lényeges és a nem lényeges tényezőkről.

Mondhatjuk azt, hogy szakmai tapasztalat és becslés alapján történt a kiválasztás vagy kidolgozhatunk bonyolult definíciókat például:

"lényeges szervezeti és környezeti tényező minden olyan dolog, esemény, állapot, elvárás, változás, előírás, tevékenység, személy, szervezet, információ, elem, mozzanat, körülmény, cselekmény és kombinációik, amelyek ha kölcsönhatásba kerülnek a szervezettel és a rá való reagálás nem megfelelő, vagy nem teljesíthető, vagy nem teljesített, akkor azt okozza, hogy a szándékok, a stratégiai irányvonal, a célok, a fenntarthatóság vagy a minőségirányítási rendszer kimenetei eltérnek az elvárt eredményektől."

vagy

"minden olyan dolog, esemény, állapot, elvárás, változás, előírás, tevékenység, személy, szervezet, információ, elem, mozzanat, körülmény, cselekmény és kombinációik nem lényeges szervezeti és környezeti külső és belső tényező, amely
- ismert és hatásai is ismertek,
- a változásai és azok hatásai ismertek,
- a szükséges reagálás ismert,
- a tényező és/vagy a reagálás kézben tartása és a szabályozottsága biztosított,
- a felügyelete és figyelemmel kísérése szabályozott."

Dokumentáltan igazoljuk azt, hogy megértettük a szervezetünket, a külső és a belső környezetet és a tényezőket (pl.: vezetőségi feljegyzésben).

Dokumentáltan igazoljuk, hogy a megértésből származóan milyen intézkedésket foganatosított a vezetőség. (Ezt nem írják elő a szabványok, de ha nem lenne eredménye a megértésnek, értelmetlen dolog lenne az egész.)

Figyelemmel kísérés és átvizsgálás.
Az előírások szerint dokumentáltan igazoljuk, hogy megtörtént a figyelemmel kísérés és az átvizsgálás, valamint a szándékok és a stratégiai irányvonalak, a MIR várt eredmények, az információk, a megfontolandó elemek és/vagy a körülmények frissítése.

A lényeges külső tényezők és az azokra való reagálás sok esetben a tulajdonosok/felsővezetők legrejtettebb titkait jelentik. Nem várható el a dokumentálása vagy bemutatása.
A szervezet és környezetének megértéséhez számos út vezethet. A szabványkövetelmény értelmezése és teljesítése is többféleképpen történhet.
Mindig a józan ész alapú gondolkodásmódot alkalmazzuk!

E-mail: feherotto@t-online.hu

Kiadás: 2018. január 1.
6. változtatás: 2024. január 1.